Akun pengguna memberikan sejumlah manfaat praktis lainnya:
Akun pengguna memberikan kontrol akses – membatasi akses ke berbagai informasi perusahaan hanya untuk karyawan atau kontraktor yang berwenang melihatnya. Contohnya, seseorang di bagian accounts mungkin tidak berwenang untuk melihat catatan SDM di jaringan, atau sebaliknya.
Akun pengguna memungkinkan karyawan menggunakan lebih dari satu komputer dalam suatu organisasi, baik saat mereka bekerja secara permanen di kantor, hot desk, atau bekerja secara jarak jauh.
Selain itu, pembuatan akun pengguna memberikan perlindungan terhadap akses ke suatu komputer atau jaringan oleh pihak ketiga yang tidak berwenang seperti pengunjung, penjual, atau pengacau.
Membuat dan menggunakan akun pengguna
Pembuatan akun pengguna pada komputer dan jaringan cepat dan mudah melalui panel kontrol masing-masing. Jika ragu, lihat ke layar bantuan, atau kunjungi laman dukungan daring yang relevan untuk sistem operasi yang Anda gunakan.
Akun pengguna terdiri dari nama pengguna dan kata sandi. Sama seperti akses yang dilindungi kata sandi lainnya, kata sandi harus kuat, dibuat sesulit mungkin ditebak atau dipecahkan, dan tidak pernah dibagi dengan pengguna lain, apa pun alasannya.
Semua pengguna harus keluar (log out) sebelum menyerahkan penggunaan komputer yang mereka pakai ke orang lain, dan mengunci layar ketika sedang tidak menggunakannya secara langsung.
Akun administrator
Seorang administrator adalah seseorang yang dapat membuat perubahan pada komputer atau jaringan yang akan berlaku pada pengguna lain, misalnya mengubah pengaturan keamanan, menginstal perangkat lunak dan perangkat keras, menambahkan, menghapus dan memperbarui akun pengguna lain dan mengakses semua fail. Seorang administrator juga dapat mengubah jenis akun pengguna lain menjadi status administrator.
Maka seseorang dengan keistimewaan administrator haruslah anggota staf yang dipercaya dengan pengetahuan teknologi informasi yang mumpuni. Dalam bisnis kecil, pemilik bisnis atau direktur lain bisa menjadi administrator.
Untuk masuk sebagai administrator, Anda atau kolega yang dipilih harus mempunyai akun pengguna dengan jenis akun administrator, yang dapat diperiksa setelah masuk.